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???恩訊輿情公共：在湖北省恩施土家族苗族自治州利川市，清江大道是這個(gè)縣級(jí)市最繁華的一條街。以前，利川人圍著清江大道的天橋，就能買到所有生活所需的物品。劉鋒在這座天橋上走了近十年。2011年他入職利川市政府電子政務(wù)辦公室時(shí)，全市第一條高速公路通車才不到兩年時(shí)間，坐著大巴顛簸一天去省城的日子，劉鋒還記憶猶新。
如今，這座天橋往南200米是利川市政府大樓，往西100米是利川市智慧城市建設(shè)服務(wù)中心。曾經(jīng)的國家級(jí)貧困縣成了智慧城市的樣板，數(shù)字化協(xié)同辦公平臺(tái)已經(jīng)普及。利川市兩個(gè)中心社區(qū)的居民，已經(jīng)可以足不出戶辦理社區(qū)證明。
協(xié)同辦公改變的，不僅是這里的政務(wù)辦公狀態(tài)。用數(shù)字化賦能辦公，還在助力疫情防控、提升工作效率、改造傳統(tǒng)行業(yè)等方面展現(xiàn)出巨大潛力。
一條數(shù)字脫貧路
2011年，劉鋒剛工作不久，湖北恩施州政務(wù)OA（Office Automation，辦公自動(dòng)化）協(xié)同辦公系統(tǒng)在利川市的應(yīng)用并不順利。當(dāng)時(shí)大家還都習(xí)慣用紙質(zhì)文件，而不是用電腦辦公。
2015年，利川市開始推廣移動(dòng)版OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，嵌入電子簽章等功能。收到審批的短信通知時(shí)，相關(guān)人員可以在手機(jī)上完成審批，這讓政務(wù)辦公初嘗了數(shù)字化審批的甜頭。但劉鋒對(duì)這個(gè)辦公系統(tǒng)的效率并不滿意，“文件修改還不完善，當(dāng)時(shí)需要下載下來再提交”。
為了推進(jìn)智慧城市建設(shè)，利川將分散在各職能部門的數(shù)字化項(xiàng)目整合到智慧城市建設(shè)服務(wù)中心，于2019年3月正式掛牌成立。成為利川市智慧城市建設(shè)服務(wù)中心總工程師之后，劉鋒跟著上級(jí)在半年內(nèi)跑了3趟浙江杭州，去供銷社、商務(wù)局、大數(shù)據(jù)管理服務(wù)中心等不同部門考察學(xué)習(xí)。
利川是杭州市蕭山區(qū)在東西部扶貧協(xié)作中的對(duì)口幫扶地區(qū)。在蕭山，浙政釘是每位公務(wù)員的必備應(yīng)用，所有審批、文件流轉(zhuǎn)、溝通、督辦都在這個(gè)政務(wù)協(xié)同總平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)?；貋碇?，劉鋒感到大開眼界：“看了蕭山基于釘釘?shù)恼?wù)辦公、數(shù)字化基層治理，給我們帶來了很多觀念、思維方式的轉(zhuǎn)變?！?實(shí)際的轉(zhuǎn)變也在發(fā)生，利川市涼霧鄉(xiāng)蓮臺(tái)村的“尖刀班”班長(zhǎng)聶榮成的感受尤為深切。在脫貧攻堅(jiān)中，利川市從各單位抽調(diào)干部職工，與村支兩委成員共同組成駐村“尖刀班”，工作在村，吃住在村。5年前，聶榮成開始駐村，為參加全市脫貧攻堅(jiān)調(diào)度會(huì)，他需要每周兩次往返集鎮(zhèn)。
“每次在路上都要花一兩個(gè)小時(shí)，一個(gè)月下來油費(fèi)近1000元。”聶榮成說，冬天道路常結(jié)冰，有的地方路還沒修好時(shí)更是不好走。利川市轄8鎮(zhèn)4鄉(xiāng)，最遠(yuǎn)的村莊距離利川市區(qū)近100公里。山大人稀的地理環(huán)境，使得利川市和下轄村莊的交通、溝通成本很高。
如今，“路上的難”終于解決。2020年8月底，利川市人民政府與釘釘（中國）信息技術(shù)有限公司簽訂框架合作協(xié)議，雙方將基于釘釘打造智慧縣域樣板。此后，村干部和駐村工作隊(duì)員在村里用釘釘直播或視頻，就可以隨時(shí)參加市里召開的會(huì)議。
線下的會(huì)議也變得不一樣了。以前利川市政府開會(huì)，人多的時(shí)候四五百人，參會(huì)排隊(duì)簽到，還需要幾名工作人員守著；現(xiàn)在統(tǒng)一在會(huì)場(chǎng)門口放置一個(gè)二維碼，大家掃碼簽到，節(jié)省了人力物力。
疫情防控的好幫手
與利川市的情況一樣，過去一年，越來越多人將會(huì)議搬到線上，在線會(huì)議逐漸成為一種辦公日常。
騰訊會(huì)議發(fā)布的2020年度報(bào)告顯示，一年來有超過3億場(chǎng)會(huì)議在騰訊會(huì)議上舉行。疫情暴發(fā)后，為了滿足全國各地快速增長(zhǎng)的線上溝通需求，騰訊會(huì)議在8天內(nèi)擴(kuò)容超過10萬臺(tái)云主機(jī)，投入超百萬核的計(jì)算資源，完成了全球100多個(gè)國家和地區(qū)的服務(wù)覆蓋，助力疫情防控。
騰訊云運(yùn)維中心和客戶服務(wù)部門負(fù)責(zé)人徐勇州說：“在線會(huì)議的擴(kuò)容，真的是不可預(yù)期。我們沒法精準(zhǔn)地知道明天的增長(zhǎng)到底是5倍還是10倍，反正能做的就是持續(xù)地往上面去堆資源、做擴(kuò)容?！?2020年，每周都有數(shù)萬家企業(yè)和政府相關(guān)機(jī)構(gòu)通過騰訊會(huì)議助力復(fù)工復(fù)產(chǎn)，云簽約、云招標(biāo)、云面試、云培訓(xùn)等云上協(xié)同實(shí)踐正成為新趨勢(shì)。還有一些有趣的數(shù)據(jù)：就開會(huì)高峰期而言，上半年是9時(shí)08分，下半年是20時(shí)03分。周末開會(huì)活躍城市的前三名分別是深圳、上海、杭州，女性在周末開會(huì)的比例高于男性。
上半身襯衫領(lǐng)帶，下半身睡褲拖鞋，這樣的裝扮被網(wǎng)友調(diào)侃為白領(lǐng)居家辦公的“另外一面”，因?yàn)樵诰€視頻會(huì)議一般只能拍到參與人的上半身。也有人感嘆，2020年，中國的經(jīng)濟(jì)增速在全球率先轉(zhuǎn)正，GDP總量再創(chuàng)新高，強(qiáng)大的協(xié)同辦公能力功不可沒。見不了面不是問題，通過協(xié)同辦公，工作照常推進(jìn)，進(jìn)度一點(diǎn)不落下。
確實(shí)，新冠肺炎疫情發(fā)生以來，遠(yuǎn)程醫(yī)療、在線教育、共享平臺(tái)、協(xié)同辦公等得到廣泛應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)對(duì)促進(jìn)各國經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇、保障社會(huì)運(yùn)行、推動(dòng)國際抗疫合作發(fā)揮了重要作用。2020年的烏鎮(zhèn)世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)?互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展論壇上，騰訊會(huì)議憑借疫情期間助力全民遠(yuǎn)程協(xié)作、復(fù)工復(fù)產(chǎn)以及在數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面做出的卓越貢獻(xiàn)，榮獲“世界互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)先科技成果”大獎(jiǎng)，這也是世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)舉辦以來首個(gè)獲得該獎(jiǎng)項(xiàng)的視頻會(huì)議產(chǎn)品。
事實(shí)上，遠(yuǎn)程會(huì)議只是協(xié)同辦公中應(yīng)用較為頻繁的一種場(chǎng)景。線上打卡、即時(shí)溝通、文檔編輯、數(shù)據(jù)處理、工作群組、電子公章、電子簽名、財(cái)務(wù)報(bào)銷、移動(dòng)審批等越來越細(xì)致入微的功能，支持員工、組織在工作場(chǎng)景中的無縫連接、高效協(xié)同、加速創(chuàng)新。
例如，文檔支持多人在線協(xié)同、共同編輯，一鍵分享到群聊，參與項(xiàng)目的員工并不需要物理空間上的“在場(chǎng)”，即使遠(yuǎn)隔萬里，也能高效、靈活地生產(chǎn)、分享和存儲(chǔ)信息。這樣一來，不僅有效減少了接觸，辦公效率也大大提升了。
字節(jié)跳動(dòng)副總裁謝欣曾說，人類從最早的面對(duì)面、電話溝通，衍生出書信、郵件、線上辦公，是朝著異步協(xié)同的方向發(fā)展。同步溝通往往是兩人聊完就結(jié)束了，但異步溝通是基于文字或視頻的再次閱讀，內(nèi)容可以被再次消費(fèi)。另外，異步溝通可以擴(kuò)展接受范圍，兩個(gè)人討論的問題，文檔可以再發(fā)給別人看，創(chuàng)造更大價(jià)值。
正是有了異步協(xié)同應(yīng)用的不斷創(chuàng)新，云辦公成為現(xiàn)實(shí)。
辦公中的效率提升器
北京的吳律師因工作需要經(jīng)常使用協(xié)同辦公軟件，其中，語音速記是他最喜歡的功能。
“以往，如果我們錯(cuò)過了一次會(huì)議，往往需要讓同事幫忙整理一份會(huì)議紀(jì)要，或者把視頻會(huì)議錄制下來。但事實(shí)上，幾乎沒有人有時(shí)間讀完一份1萬字的會(huì)議紀(jì)要，或者看完一個(gè)多小時(shí)的會(huì)議視頻。”吳律師說，有了“飛書妙記”，原始的音視頻信息能自動(dòng)轉(zhuǎn)化為文字，還能提煉出關(guān)鍵信息，只需要幾分鐘，即可快速了解1小時(shí)的會(huì)議內(nèi)容。通過關(guān)鍵詞搜索等，他還能對(duì)感興趣的會(huì)議部分進(jìn)行重點(diǎn)了解，這就大大提升了工作效率。
吳律師提到的“飛書妙記”，是協(xié)同辦公應(yīng)用飛書在2020年11月18日舉辦的產(chǎn)品發(fā)布會(huì)上發(fā)布的一種創(chuàng)新功能，受到不少用戶喜愛。
飛書相關(guān)負(fù)責(zé)人接受本報(bào)采訪時(shí)表示，最早思考如何打造飛書的時(shí)候，他們考慮到做事情的兩個(gè)層次：第一層是解決當(dāng)前的問題，第二層是思考未來的可能，創(chuàng)造更具變革性的產(chǎn)品。
在第一個(gè)層次，飛書將即時(shí)溝通、在線協(xié)同文檔、視頻會(huì)議、共享日歷、企業(yè)郵箱、云盤等功能深度打通、整合，使得用戶在一個(gè)平臺(tái)上，就能實(shí)現(xiàn)溝通與協(xié)作，提升信息傳遞的效率。例如，對(duì)于工作群中的一個(gè)文檔，各方都可進(jìn)行閱讀或編輯，而文檔內(nèi)容的傳遞，不是再發(fā)送一遍文本，而是只需要一個(gè)鏈接即可。這就讓工作更加高效、體驗(yàn)更加愉悅。
在生產(chǎn)力提升之后，飛書發(fā)現(xiàn)，提升公司的組織能力，也是眾多公司面臨的共同難題。不少人反映，當(dāng)前組織需要解決的問題，不再僅僅是寫一個(gè)文檔、做一個(gè)表格，而往往是“實(shí)現(xiàn)一個(gè)目標(biāo)，達(dá)成一項(xiàng)業(yè)績(jī)”，換句話說，是需要一個(gè)行業(yè)化的解決方案。
于是，飛書推出OKR（Objectives and Key Results，目標(biāo)和關(guān)鍵成果）目標(biāo)管理產(chǎn)品，幫助組織聚焦目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略落地。借助 OKR 產(chǎn)品，每個(gè)員工都能夠清晰地看到自己的工作和整個(gè)公司戰(zhàn)略之間的關(guān)系，員工之間也能夠加強(qiáng)了解，更好地協(xié)作。
在小米公司，全面的商業(yè)模式和繁雜的業(yè)務(wù)線給整個(gè)組織的協(xié)同能力帶來挑戰(zhàn)。以前，各子公司或部門獨(dú)立運(yùn)作，根據(jù)各自需求選擇溝通工具和辦公套件。很多部門使用個(gè)人社交通訊工具溝通，通過郵件、離線文檔管理工具同步項(xiàng)目信息。割裂的系統(tǒng)生態(tài)和應(yīng)用體驗(yàn)，極大影響了組織協(xié)同效率。
2020年5月，小米公司基于飛書打造了全新的企業(yè)統(tǒng)一辦公平臺(tái)。員工們感到：這不僅僅是一套工具，更是工作流程的優(yōu)化和升級(jí)。
一個(gè)明顯的例子是，過去大家使用個(gè)人社交工具溝通，不斷拉群、加好友等導(dǎo)致跨團(tuán)隊(duì)溝通效率極低。使用飛書后，可通過查找企業(yè)內(nèi)聯(lián)系人、查看聯(lián)系人名片等多種方式快速定位關(guān)系人，如果涉及到海外業(yè)務(wù)，飛書還提供諸如日歷輔助等方便跨時(shí)區(qū)溝通的一系列功能。
小米創(chuàng)始人雷軍也表示：線上協(xié)同辦公越來越流行，在信息創(chuàng)建、分享以及協(xié)同辦公方面，這個(gè)平臺(tái)非常簡(jiǎn)潔、高效，的確越用越順手。
未來的數(shù)字化基礎(chǔ)
曾經(jīng)，災(zāi)情統(tǒng)計(jì)是浙江省嘉興市海鹽縣農(nóng)業(yè)綜合行政執(zhí)法隊(duì)副隊(duì)長(zhǎng)陶海鋒最頭疼的一件事。
海鹽縣離海邊不遠(yuǎn)，每年要做多次臺(tái)風(fēng)預(yù)警和災(zāi)情統(tǒng)計(jì)。每當(dāng)災(zāi)情來臨，需要在2小時(shí)內(nèi)完成各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的統(tǒng)計(jì)匯報(bào)。但災(zāi)情的數(shù)據(jù)細(xì)致到水稻、小麥、白菜等各品類，又分為畝數(shù)、金額等標(biāo)準(zhǔn)。“數(shù)據(jù)格式不一，計(jì)算繁雜，常常是手忙腳亂?！碧蘸ｄh說。
能不能有一個(gè)簡(jiǎn)單的小應(yīng)用，既容易操作，又能快速做出統(tǒng)計(jì)？陶海鋒這個(gè)簡(jiǎn)單的愿望，釘釘幫他實(shí)現(xiàn)了。
用宜搭零代碼的方式，釘釘在短短3天內(nèi)搭出20個(gè)應(yīng)用，構(gòu)成一整套OA系統(tǒng)，上架到浙政釘，節(jié)省了至少20萬元的開發(fā)費(fèi)用。以“災(zāi)情統(tǒng)計(jì)”小應(yīng)用為例，發(fā)給幾個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)匯報(bào)災(zāi)情的負(fù)責(zé)人，待各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)填完數(shù)據(jù)之后，統(tǒng)計(jì)結(jié)果即時(shí)生成。不僅免去了計(jì)算的繁瑣，還提高了災(zāi)情匯報(bào)的時(shí)效性。相應(yīng)地，海鹽縣用車審批、出差審批、請(qǐng)假審批、車輛登記管理、用船審批、信息報(bào)送等應(yīng)用也都快速上線。
陶海鋒感慨，以前，把每項(xiàng)政務(wù)工作“數(shù)字化”是一個(gè)復(fù)雜的流程：提需求、審批、找供應(yīng)商、講解需求，一層層對(duì)接下來，往往耗費(fèi)了大量的時(shí)間和資金。有時(shí)，因?yàn)樾枨蟛幻鞔_或是供應(yīng)商出現(xiàn)一些問題，項(xiàng)目一擱置就是幾個(gè)月甚至一年，最終不得不回歸“紙質(zhì)辦公”。而釘釘提供的低代碼開發(fā)工具宜搭“拖拖拽拽就可以，搭建過程非常簡(jiǎn)單，稍懂電腦的人就會(huì)用”。
1月14日，在釘釘2021年第一場(chǎng)發(fā)布會(huì)上，阿里云智能總裁張建鋒說：“釘釘不僅僅是一個(gè)溝通工具，新釘釘?shù)哪繕?biāo)是成為企業(yè)協(xié)同辦公和應(yīng)用開發(fā)平臺(tái)，讓所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的微小創(chuàng)新變得更容易，讓進(jìn)步發(fā)生?！?2020年12月23日，百度如流舉辦發(fā)布會(huì)，宣布如流全面升級(jí)為新一代智能工作平臺(tái)，以AI賦能企業(yè)工作全場(chǎng)景，助力企業(yè)提效創(chuàng)新，引領(lǐng)企業(yè)智能化轉(zhuǎn)型。
不難看出，未來，在協(xié)同辦公方面，提供按需定制的解決方案越來越重要。協(xié)同辦公應(yīng)用要做的，不僅僅是滿足異步的辦公需求，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)，幫助更多組織實(shí)現(xiàn)智能化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將成為協(xié)同辦公應(yīng)用的演進(jìn)目標(biāo)。
就像利川市協(xié)同辦公系統(tǒng)的升級(jí)帶動(dòng)了當(dāng)?shù)刂腔鄢鞘械陌l(fā)展一樣，在更多領(lǐng)域，協(xié)同辦公的創(chuàng)新故事還會(huì)源源不斷發(fā)生。
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